AS01100

ASISTENTE DE FIN/RRHH

Nivel   6


Responsabilidad Jerárquica

Gerente de administración

Responsabilidad Funciónal

Gerente de administración

Área Profesional

HR, Finance, Administration


Objetivo Principal

Realizar tareas administrativas y hacer un seguimiento de la contabilidad de proyectos, conforme a las indicaciones del gestor de administración y los procedimientos de MSF , a fin de garantizar el cumplimiento legal y mantener un control estricto sobre los recursos financieros.


Responsabilidades

  • Realizar las tareas relacionadas con temas administrativos y legales, bajo la supervisión del gerente de administración, comprobando los cálculos de nómina y actualizando las fichas del personal a fin de garantizar la precisión, el cumplimento y los pagos puntuales.
  • Poner en práctica procedimientos de gestión de caja a fin de garantizar el mayor control y la seguridad, y asegurar la disponibilidad de efectivo.
  • Preparar contratos de empleo de conformidad con los requisitos legales, incluyendo enmiendas específicas cuando sea necesario a fin de garantizar el cumplimento de las leyes laborales y fiscales.
  • Entrar datos a la base de datos de RR. HH. y los archivos de personal, y mantenerlos actualizados a fin de facilitar la administración de los procesos de RR. HH.
  • Actualizar los archivos de personal en temas de la seguridad social e impositivos a fin de cumplir con todos los requisitos y obligaciones legales.
  • Emitir los recibos de sueldo mensuales de todo el personal, editando y actualizando los datos necesarios, a fin de garantizar la puntualidad y precisión de la nómina del personal.
  • Emitir el recibo de sueldo final y el certificado de empleo al final de un contrato a fin de cumplir con los requisitos legales mientras se defienden los intereses de MSF.
  • Hacer un seguimiento de todas las fechas de vencimiento de los contratos de arrendamiento e informar al gestor de administración a fin de dejar tiempo suficiente para pactar una renovación o buscar otra alternativa.
  • Asistir al gestor de administración en la previsión mensual de tesorería y de planificación a fin de asegurar la cobertura de necesidades diarias, adelantos de sueldo, nómina, etc.
  • Procesar el pago a proveedores y mantener un control estricto de toda la documentación que se utilice, informando al gerente de administración de cualquier tipo de diferencia.
  • Llevar a cabo todas las tareas y actividades contables a fin de garantizar el control estricto de los gastos y la fiabilidad de los resúmenes de cuentas y la documentación.
  • Poner a disposición del personal toda la información administrativa disponible (publicación, reuniones, etc.)
  • Clasificar y preparar todos los registros contables conforme lo solicite el gestor de administración.
  • Archivar los documentos contables e ingresar los registros contables al software de contabilidad, con el apoyo del gestor de administración y/o gestor contable.
    • Dar apoyo al gestor de administración para traducir los documentos al idioma local. Ayudar al gestor de administración en reuniones cuando lo solicita.

Formación

Preferentemente título en finanzas, negocios o administración.


Experiencia

  • Fundamental, experiencia laboral previa de un mínimo de dos años en empleos relevantes.
  • Deseable experiencia en MSF u otras ONG's de los países en desarrollo.

Languages

Fundamental el idioma de la misión y el idioma local


Conocimientos

Fundamental, capacitación informática (Word, Excel, Internet)


Competencias

  • Resultados
  • Trabajo en equipo
  • Flexibilidad
  • Compromiso
  • Control del estrés

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