HR Administration Manager

HR Administration Manager

RH & FIN

Realizar actividades administrativas de secretaría de acuerdo con las instrucciones del supervisor y las normas y protocolos de MSF para asegurar un apoyo administrativo eficiente al personal de la oficina de MSF.

• Escribir y/o verificar cartas oficiales, informes y otros documentos relacionados con la Misión
• Organizar y confirmar las citas, mantener al día un diario de ausencias, reuniones y días festivos.
• Mantener un registro de llamadas (entrantes y salientes) e informar a quien corresponda de las llamadas recibidas durante su ausencia.
• Tomar y preparar las actas de las reuniones.
• Gestionar todos los correos/paquetes/faxes entrantes/salientes, asegurando un registro y entrega adecuados a los destinatarios internos o externos.
• Hacer el seguimiento de la persona encargada del correo y comprobar los recibos, así como de la empresa de mensajería, y realizar la facturación de los servicios prestados.
• Gestionar el suministro de material de oficina y hacer los pedidos a tiempo para evitar quedarse sin existencias.
• Supervisar la impresión y encuadernación de documentos.
• En caso de ausencia de recepcionista, dar la bienvenida a los invitados y visitantes, asegurándose de que la zona de recepción esté en buenas condiciones de limpieza.
• Informar a los supervisores en caso de cualquier incidente/problema.
• Ayudar en la organización de eventos internos y externos (reuniones, presentaciones, etc.) en el envío de invitaciones, la contratación del catering, la organización del alojamiento, etc.

Educación secundaria y estudios relacionados con el secretariado

Experiencia laboral deseable de dos años en trabajos similares

Esencial, idioma de trabajo de la misión e idiomas locales.

Conocimientos básicos de informática (Word, Excel e Internet)

• Orientación a calidad y resultados
• Trabajo en equipo y colaboración
• Flexibilidad
• Compromiso con los principios de MSF
• Orientación al servicio
• Cultural.