AT01600

SECRETARIO

Nivel   3


Responsabilidad Jerárquica

HR Administration Manager

Responsabilidad Funciónal

HR Administration Manager

Área Profesional

RH & FIN


Objetivo Principal

Realizar actividades administrativas de secretaría de acuerdo con las instrucciones del supervisor y las normas y protocolos de MSF para asegurar un apoyo administrativo eficiente al personal de la oficina de MSF.


Responsabilidades

  • Escribir y/o verificar cartas oficiales, informes y otros documentos relacionados con la Misión
  • Organizar y confirmar las citas, mantener al día un diario de ausencias, reuniones y días festivos.
  • Mantener un registro de llamadas (entrantes y salientes) e informar a quien corresponda de las llamadas recibidas durante su ausencia.
  • Tomar y preparar las actas de las reuniones.
  • Gestionar todos los correos/paquetes/faxes entrantes/salientes, asegurando un registro y entrega adecuados a los destinatarios internos o externos.
  • Hacer el seguimiento de la persona encargada del correo y comprobar los recibos, así como de la empresa de mensajería, y realizar la facturación de los servicios prestados.
  • Gestionar el suministro de material de oficina y hacer los pedidos a tiempo para evitar quedarse sin existencias.
  • Supervisar la impresión y encuadernación de documentos.
  • En caso de ausencia de recepcionista, dar la bienvenida a los invitados y visitantes, asegurándose de que la zona de recepción esté en buenas condiciones de limpieza.
  • Informar a los supervisores en caso de cualquier incidente/problema.
  • Ayudar en la organización de eventos internos y externos (reuniones, presentaciones, etc.) en el envío de invitaciones, la contratación del catering, la organización del alojamiento, etc.

Formación

Educación secundaria y estudios relacionados con el secretariado


Experiencia

Experiencia laboral deseable de dos años en trabajos similares


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