Responsable administration RH

Responsable administration RH

RH & FIN

Effectuer les activités de secrétariat administratif, conformément aux instructions du superviseur et des règles et protocoles MSF pour assurer un soutien administratif efficace au personnel du bureau MSF.

• Rédiger et/ou vérifier les lettres officielles, rapports et autres documents relatifs à la mission
• Organiser et confirmer les rendez-vous, tenir à jour un journal des absences, des réunions et des vacances.
• Tenir un registre d’appels (entrants et sortants), communiquer aux personnes concernées les appels reçus en leur absence.
• Prendre en note les réunions et préparer les procès-verbaux.
• Gérer tous les courriers/colis/fax entrants/sortants, et veiller à ce qu’ils soient correctement enregistrés et distribués à leurs destinataires internes ou externes.
• Contrôler la personne chargée du courrier (vérifier les reçus), ainsi que la société de messagerie et effectuer la factu-ration des services fournis.
• Gérer les stocks de fournitures de bureau et passer les commandes à temps pour éviter d’en manquer.
• Superviser l’impression des copies et la reliure des documents.
• En cas d’absence du/de la réceptionniste, accueillir les invités et les visiteurs, en s’assurant que tout est propre et en bon état dans la zone de réception.
• Informer les superviseurs en cas d’incident/problème.
• Aider à l’organisation des événements internes et externes (réunions, présentations, etc.), à l’envoi des invitations, la commande auprès du traiteur, l’organisation de l’hébergement, etc..

Études secondaires et de secrétariat

Expérience de deux ans dans des postes similaires souhaitée